Le cahier des charges d’implantation :

élément décisif de votre projet

Vous cherchez le site idéal pour entamer ou poursuivre le développement international de votre entreprise. Mais avez-vous défini précisément à quoi devra ressembler ce site et quel sera le périmètre de votre projet d’implantation ?

Publié le 04.01.2024

Le cahier des charges (CDC)
qu'est ce que c'est ?

Le cahier des charges est un document qui sert à formaliser vos besoins afin de pouvoir les communiquer facilement à l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet. Il permet au donneur d’ordre de formuler de façon exhaustive ses attentes et toutes les exigences liées au projet.

Dans le cadre de la recherche d’un site d’implantation, il s’agit d’un élément essentiel pour réussir votre projet d’implantation d’entreprise. Effectivement, un CDC complet vous permettra de vous coordonner de manière optimale avec vos interlocuteurs locaux :

Agences de développement économique
Consultants en immobilier ou spécialisés en recherche de site
Comptables
Juristes

Tous les partenaires disposeront du même niveau d’information. Ils pourront ainsi détecter plus rapidement les meilleures opportunités ou, à l’inverse, éliminer les destinations qui ne répondent pas à vos spécifications.

CAHIER DES CHARGES PRÊT À L'EMPLOI

Un cahier des charges précis offre un gain de temps et d’efficacité important à votre projet. Vous ciblez mieux les destinations avec les partenaires locaux et ne retenez rapidement que celles qui correspondent à vos besoins.

Consulter

Quand rédiger
un cahier des charges d'implantation ?

Les étapes du projet d’implantation sont généralement les suivantes :

Le board valide l’investissement, avec une vision et des objectifs à court, moyen et long terme.
L’équipe projet liste et évalue les critères de choix en termes de localisation géographique. Aussi bien les critères financiers que les critères qualitatifs. Pour cette étape, vous pouvez utiliser notre modèle de grille d’analyse quantitative.
Sur la base de cette première analyse, les membres de l’équipe constituent une shortlist de destinations possibles, sur laquelle ils vont poursuivre leur investigation.
L’équipe rédige un cahier des charges détaillant les spécifications indispensables du site correspondant à leurs besoins.
Le CDC est partagé aux interlocuteurs locaux pour faciliter la détection et l’évaluation approfondie des sites envisagés.

La rédaction du cahier des charges intervient entre la sélection des zones d’implantation possibles et la recherche du site final.

Elle sert de guide à l’ensemble des interlocuteurs internes et externes impliqués dans le projet. Il est donc essentiel de créer votre CDC avant vos premiers échanges avancés avec les partenaires locaux lors du choix du lieu d’implantation.

Pourquoi rédiger
un cahier des charges d'implantation ?

1. Un lien de confiance avec les partenaires locaux

En interne, vous avez peut-être une vision claire de votre destination. Mais, pour réussir votre projet d’implantation, vous allez devoir entraîner avec vous des interlocuteurs locaux, étrangers à votre projet.

Le CDC est le document qui vous permet de partager votre vision du site idéal à tous les acteurs.

Il pose les bases d’une relation de confiance et d’une collaboration saine. En effet, un partenaire qui reçoit un CDC bien établi peut immédiatement se projeter dans son accompagnement. Le CDC est un gage de sérieux, de compétence. Il montre que vous savez où vous voulez aller.

Pour vos partenaires, il sera plus aisé de planifier et structurer les étapes de la collaboration, jusqu’à la décision finale.

2. Un gain de temps conséquent

La rédaction d’un CDC détaillé peut paraître fastidieuse de prime abord. Pourtant, le cahier des charges vous fera gagner un temps précieux dans la concrétisation de votre projet.

En effet, le CDC fluidifie les relations avec vos partenaires. Sur la base du document, ils pourront tout de suite se mettre au travail sans repasser par une phase complète de détection de vos besoins.

Vous allez aussi éviter des allers-retours multiples pour vous coordonner. Dans la mesure où toutes les informations utiles figurent dans le cahier des charges, vos interlocuteurs pourront s’y référer directement.

Les précisions sur les critères de localisation incontournables permettront également à vos partenaires de vous présenter rapidement des sites en phase avec vos besoins. Vous ne perdrez pas de temps à explorer des pistes manifestement en décalage avec vos attentes.

3. Un gain d’argent non négligeable

Un cahier des charges bien établi réduit aussi vos coûts de recherche.

En premier lieu, le temps-homme consacré à la recherche du site est mécaniquement plus court. Vous mobilisez moins de ressources sur un laps de temps plus court.

Le CDC limite également les blocages en cours de processus. Or, ces blocages vous font perdre du temps et génèrent des dépenses supplémentaires qui n’étaient pas initialement prévues. C’est le cas, par exemple, si vous devez faire intervenir de nouveaux partenaires.

Grâce au cahier des charges, le laps de temps entre la décision d’investissement et la mise en production du nouveau site est raccourcie. Vous êtes opérationnel plus vite. Selon les projets, cela peut aussi constituer un avantage concurrentiel précieux.

Enfin, le cahier des charges favorise le choix du site idéal. En sélectionnant ce dernier sur des critères très précis, vous augmentez vos chances de réussir pleinement votre investissement sur la durée.

Comment rédiger
un cahier des charges d'implantation ?

Le CDC peut varier d’un projet à l’autre pour intégrer des items spécifiques. Néanmoins, certaines rubriques sont incontournables :

1. La présentation du contexte et des enjeux

Gardez bien à l’esprit que le rôle du cahier des charges consiste à communiquer votre vision à des interlocuteurs extérieurs à votre entreprise. Avant d’entrer dans le détail de vos besoins, il est utile de resituer le contexte :

Présentation rapide de l’entreprise
Contexte et enjeux de votre nouvelle implantation : stratégie, objectifs, contraintes…

2. Les critères de localisation

Selon votre activité, vous avez besoin que votre futur site soit situé dans un endroit répondant à des critères précis :

Proximité d’une grande ville
Accessibilité routière, aérienne, ferroviaire, portuaire…
Ces critères de localisation permettront d’effectuer rapidement une première sélection.

3. Ressources humaines et emploi

Trouver le site idéal, c’est aussi s’assurer que vous aurez à disposition sur place une main-d’œuvre suffisante et bien formée.

Vous allez donc solliciter vos partenaires pour évaluer le bassin d’emploi des sites pré-sélectionnés :

Présence d’une main-d’œuvre qualifiée
Possibilités de recrutement de cadres
Présence à proximité de formation adaptées à votre activité
…

4. Caractéristiques du terrain et du bâtiment

Enfin, vous recherchez un site en adéquation avec l’usage que vous y prévoyez.

Évidemment, selon que vous envisagez une activité tertiaire ou une activité industrielle, vos besoins seront radicalement différents.

Envisagez-vous de louer ou d’acheter ? Recherchez-vous un bâtiment existant ou prévoyez-vous de construire ?

Dans un contexte industriel, le bâtiment doit-il répondre à des exigences spécifiques ? Quid des utilités (eau, gaz, électricité…) ?

Autant de questions à se poser en amont de la recherche de votre futur site.

Le cahier des charges d’implantation est la pierre angulaire de votre recherche. Il est essentiel pour minimiser les risques d’erreur et faciliter la coordination avec les partenaires locaux.

Vous ne savez pas comment le construire ? Vous hésitez sur les items à intégrer à votre CDC ?

Nous avons rédigé pour vous un modèle exclusif de cahier des charges d’implantation, validé par de nombreux prospects. Pour plus d’informations ou du conseil en implantation, contactez-nous !